システム開発依頼のきっかけ

北海道帯広市にある完全自家焙煎の珈琲店で、北海道ではまだ自家焙煎珈琲が一般的ではなかった時代から一貫して、豆と焙煎にこだわり続けています。

美味しい珈琲を提供するには、たくさんの種類の珈琲豆をきちんと在庫管理しなくてはなりません。
これまでは焙煎中に手書きでメモして夕方にExcelで作った「焙煎日報」に転記、それをもとに電卓片手に毎月末、数時間かけて棚卸をしていましたが、手間も時間もかかるため非常に負担に感じていました。
店舗の看板やPOPで長いお付き合いがあるワン・エックスさんがシステム開発もやっておられるので、「省力化できないか」と相談したのがきっかけです。

ワン・エックスからのご提案

• お客様の要望を実現するための徹底したヒアリング
• 業務の流れは変えずに、手間がかかるところを自動化
• 焙煎しながら間違わずに入力できるよう、分かりやすさを重視
• 蓄積したデータを利用・比較できるような設計

納品まで

生豆を仕入れ、焙煎し、オリジナルレシピでブレンドして販売するという流れや、生豆と焙煎後や輸送中の損失などによる重量の変化など、業務内容が一般的ではないこともあり、これまで在庫管理はすべて手作業で行ってきました。

今回のシステム化にあたりワン・エックスさんが一番大変だったのは、この複雑で特殊な業務の理解だったのではないでしょうか。最初はまるで焙煎講座のようでした（笑）。それにもかかわらず何度も打ち合わせを重ね、修正や調整をしてくださったのでありがたかったです。

納品後の感想

作業の流れは変えずに、焙煎室に持ち込んだPCに情報を打ち込むだけで自動的に焙煎日報が出来上がり、そのデータが蓄積するので月末の棚卸作業が一瞬で終わるようになりました！実はシステムを導入してから数カ月間、従来方式と並行して業務を行い検証したのですが、毎月狂いなくすべての数字がぴたりと合うのに感動しました。今も毎日問題なく稼働しています。

今後について

1年2年と使ってデータが蓄積されたら、過去データとの比較をしていきたいです。
システム化した目的の一つでもあるので、今後が楽しみです。