行動予定はまだホワイトボード？IT化をして全社で情報共有しよう！

2024.9. 9

運用・サポート

行動予定表とは

皆さんはどのようにして行動予定を共有していますか？ホワイトボードの行動予定表を利用しているところも少なくありません。

このホワイトボードは社員の予定が一目で確認できるので電話の取次ぎや予定の調整に役立つのですが、外出中に急遽予定が変更されたり、ホワイトボードが見える場所にないことで不要な確認による手間や余計な時間の浪費につながります。

IT化で行動予定の共有をしましょう

行動予定表をIT化することで、どこからでも利用できるようになります。外出中に予定が変更になれば出先から直接変更することができますし、電話対応のときでも保留にしてホワイトボードを見に行く必要がありません。
中にはパソコン・スマホに慣れていない方や、予定をいれてくれない人もいます。それを考慮し、代わりに予定を入力する人を事前に決めておくことで運用がうまくいきます。はじめはホワイトボードと併用して利用するほうがいいでしょう（最初から完璧を求めないことが肝要）。
導入にあたってはOffice365やGoogleカレンダーを利用してもよいですし、ジョルテなどのスマホアプリを利用してもいいでしょう。無料の行動予定表クラウドサービスも存在します。

グループウェアでさらに情報共有を進めよう

ワン・エックスでは「行動予定」以外にも「施設予約」「座席表」を共有したいので、グループウェア※を利用しています。大手のクラウドサービスは次のようなたくさんの機能があります。
※グループウェアとは：組織に所属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェアです。

コミュニケーション機能
メール／グループチャット／レポート／アンケート／社内SNS／掲示板／回覧板／Web会議／電子会議室

情報共有機能
ファイル共有／スケジュール管理／在籍離席／議事録／日報管理／アドレス帳／組織図共有

業務効率化機能
施設予約／ワークフロー／ポータル／経費精算／勤怠管理／ToDo

ワン・エックスではなるべくコストをかけずに導入したかったので、無料のグループウェアを自社で設置しました。
無料のかわりにスマホ未対応ですが、そこは納得ずくです。

IT化することにより社内業務が円滑になりストレスが軽減されることは間違いありません。DXにもつながります。
要件を絞ることによって低コスト（あるいは無料）で利用できる場合もあります。
情報共有が上手くいかない、どうしたらいいかわからないなどがございましたら是非ご相談ください。

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